12 Pasos para Administrar Proyectos

Hoy en día la mayoría de las empresas reconocen la necesidad de Administrar sus proyectos mediante herramientas y métodos especializados para el manejo de esfuerzos temporales y quizás novedosos, esto ofrece el crecimiento y éxito de las estrategias del negocio.

Los proyectos son la clave al crecimiento en esta nueva era de competencia. El trabajo de planeación, normalmente es mucho más barato que el de ejecución, por lo que siempre es bueno tener en mente que ningún proyecto es tan urgente como para no dedicarle tiempo suficiente a su planeación.

Por tanto, existe una serie de pasos, en total doce que pueden llevar de la mano para la planeación y ejecución de manera exitosa de un proyecto en cualquier índole.

1. Nunca inicies sin tener un objetivo bien definido. Muchos proyectos se originan con bases as ideas sueltas o buenos deseos. Nunca empieces a trabajar de manera desordenada sin tener dirección establecida. Si el objetivo del proyecto no ha sido suficiente y claramente definido por aquel que inicia esta ardua tarea, normalmente alguien con mayor jerarquía lo determinará el proyecto, esto conlleva a que ni la planeación, ni la ejecución del proyecto deben comenzar aún. Es muy importante establecer por escrito cuál es la misión del proyecto (producto o servicio), establecer objetivos específicos y que restricciones se tienen para cumplir. Establece los beneficios que brindaría al término del mismo, obtén el consenso de los involucrados a través de experiencia en el área.

2. Fragmenta el proyecto. Muchos proyectos parecen no tener ni pies ni cabeza, claro, cuando se está gestando la planeación del mismo. La mejor estrategia de los expertos en administrar proyectos es, “Divide y vencerás”. Una ves definidos los objetivos, fragmenta o divide de forma gradual el proyecto en cuatro o cinco partes grandes, a esto comúnmente se le denominan fases, etapas o partidas. Con esto te permitirá subdividir en pequeños grupos de trabajo hasta llegar a niveles de de actividades o tareas específicos.

3. Invierte tiempo en la planeación. Un principio básico de la Calidad Total y que podemos aplicar a todos los proyectos es precisamente invertir tiempo en este tema, la planeación. Esto trae un ahorro considerable en la ejecución, al analizar los proyectos previamente el camino que se a de seguir y por lo tanto evitar los retrabajos que pueden impactar en costos muy altos para el proyecto, desviaciones de tiempo y costo. La planeación es definitivamente más económica que la ejecución misma, pero, al no realizar un plan bien definido y pensado de acuerdo al escenario del proyecto pudiera llevar a resultados contrarios.

4. Involucra al equipo de trabajo, tanto la planeación como el control. Muchos líderes de proyectos cometen el gran error de realizar individualmente la mayor parte del trabajo administrativo, esto no debe de ocurrir así. Al compartir y sobre todo involucrar al equipo del proyecto, el trabajo de planeación y control se enriquece de manera importante ya que son ellos los usuarios finales que trabajará día a día con aquello que se estableció en el proyecto y son dueños de los procesos claves que están inmersos al proceso. Por ellos debe existir, compromiso y entendimiento por parte de los involucrados.

5. Haz que tu equipo de trabajo sea lo más tangible posible. Contribuye a fomentar el sentido de unidad e identidad en cualquier equipo de trabajo. El líder de proyecto por consecuencia, deberá de fomentar los canales alternativos para concretar la sinergia necesaria.

6. Trata de `revenir los problemas antes de que ocurran. Este tema va de la mano con respecto a la planeación del proyecto, aunque suene difícil, no lo es tanto pero un buen análisis de los riesgos a los que se enfrenta un proyecto y su efectiva administración (Evaluación, priorización y respuesta) minimizan o en algunos casos eliminan por completo, muchos de contratiempos y problemas a los que el proyecto se pueda enfrentar. La administración de riesgos en un proyecto se ha convertido en una de las herramientas más socorridas hoy por hoy, dada la efectividad que agrega a la tarea de administrar un esfuerzo tan dinámico.

7. Antes de empezar a ejecutar, establece una Línea de Base. El trabajo de control real de proyectos está basado en el monitoreo constante, tener indicadores que nos proporcionen los avances establecidos en la planeación, es decir tener un comparativo de los establecido como ideal (estándar) con respecto a los avances reales del proyecto. En un proyecto, este estándar es únicamente el proyecto mismo, es decir la planeación que ser realizó. Por tanto, es importante poner en alto en la ejecución las premisas establecidas en la planeación del proyecto. La planeación inicial del proyecto, contra la cual se va a comparar el desempeño real del mismo y, en caso de detectar desviaciones, aplicar las medidas correctivas necesarias para regresar el proyecto a un buen cambio.

8. No perder de vista el objetivo principal, observa los detalles. En particular tres puntos clave que pudieran causar perder la dirección del proyecto.

a. Expectativas. Preocuparse por conocerlas y “empatarlas”, normalmente dentro de una organización existen muchas diferencias, y algunas son irreales.
b. Estimaciones. Pon mucha atención a los estimados de tiempo y costo que los miembros de tu equipo o proveedores te dan, siempre cuestiona y valida los estimados. No des por hecho nada.

c. Cambios. Principalmente en el alcance o las especificaciones. Esto puede ser quizás lo que lleve a un proyecto a perecer generando conflictos, demandas o frustraciones por no cumplir con el objetivo principal. Los cambios no controlados, analizados, autorizados y documentados (en estricto orden), estas preparado para un escenario desastroso.

9. Establece un proceso bien definido para monitorear y controlar tu proyecto. La tarea más difícil dentro de un proyecto es el seguimiento mismo de las tareas o fragmentaciones realizadas previamente. Revisar constantemente el avance del proyecto, la medición de este avance es subjetiva y no se tiene claro en que punto del camino nos encontramos y si efectivamente vamos a llegar al final en el tiempo y al costo planeado. Dicho lo anterior, es importante establecer un proceso de monitoreo y control muy claros, además, apegarse a el durante el desarrollo del proyecto. Es mandatario establecer los factores a medir y en que puntos aplicaremos acciones correctivas.

10. Enfoca esfuerzos. Por diversidad de actividades dentro de la administración de proyectos varios a la vez, lo que da como resultado en muchas ocasiones es un deficiente seguimiento a la medición de indicadores de manera puntual. Ante esta situación lo importante es atender por lo menos, los puntos críticos de un proyecto.

11. Tomate el tiempo necesario para cerrar tu proyecto. Invierte el tiempo necesario y suficiente para el cierre de un proyecto, es como invertir tiempo en la planeación. La principal razón para detenerse al final de un proyecto y hacer un análisis de lo ocurrido, es aprender del mismo para repetir en proyectos futuros aquello que función, que generó innovación y porque no también aprender de aquello que no funcionó en el mismo.

12. Utiliza una metodología estándar para la administración de tus proyectos. La metodología que utilices no es lo importante, pero si es importante utilizar una. La estandarización es el único camino a largo plazo que permite a una organización una mejora continua en su desempeño.

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Los 100 más influyentes de acuerdo a TIMES

De acuerdo a TIMES la lista de los 100 más influyentes es publicado en su último número en donde muestra los personajes más importantes en diferentes segmentos destacándolos por su liderazgo en el campo que se desempeñan entorno a los político, económico, cultural y social.

Sin lugar a duda están destacados mexicanos como Lorena Ochoa, Carlos Slim y alguno que otro latino americano como Evo Morales.

Sin embargo, lo importante es saber como la revista TIMES encuentra estos 100 más influyentes. Pues bien, de acuerdo a la siguiente explicación matemática es como determinan estos personajes, espero no complicar la existencia a nadie.

Σ(G + Y + 4W) * N / Y

Pues bien dando una explicación a dichas variables expresadas en este termino matemático es el siguiente.

Esto calcularía la influencia de una persona tomando los resultados en Google, adicionando los resultados y entradas en YouTube y después adicionando el número de palabras de entrada en Wikipedia multiplicada por cuatro (esto pudiera parecer un número pequeño). Entonces se multiplica simplemente esa sumatoria por un número a partir del 1 a 10 lo que haría esto para implicar la novedad o influencia de la persona. Después se divide por otro número construido a partir de la 1 a 10 que calificaría a la persona.

Claro esta que la explicación se encuentra con más detalle dentro este link para que puedan enterarse de otro método más extenso de calculo.

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UNITEC y UVM, Percepción general

Mis queridos amigos, me han llegado algunos correos donde se muestra respuesta a los post que publiqué acerca de esta posible fusión que se encuentra en cause y que por diferentes canales está por concretarse de un momento a otro.

Es interesante tener una opinión de los lectores de este foro acerca de cuales son las espectativas de los estudiantes y egresados de ambas Universidad acerca de esta fusión de Insituciones educativas, claro, que a mi particular punto de vista varía la respuesta ya sea positiva o negativa. En algunos casos lo ven como una oportunidad al tener esta sinergia empresarial entre ambas entidades educativas, entiendase así ya que al final pudiera ser una estrategia competitiva para aquellos que ya egresaron o están por iniciar algún plan de estudios en cualquiera de estas Universidades les vendrán los beneficios o complicaciones que conlleve la unión de programas, estándares de servicio estudiantil y académico, intercambios educativos, etc..

Aunque por otro lado hay personas que se lamentan el hecho por la indiferencia entre ambas Instituciones deberían aportar una mentalidad de cambio abierto, ¿o no es así lo que se inculca y se está enseñado a los estudiantes en ambas Casas de Estudio?, de no entenderse esto así, creo que las intuiciones pueden ser una, pero pensar en contra de lo que te rige como de quien emana tu educación cae en la incongruencia.

No olvidemos que al final de camino, serán compañeros de la misma Alma Matter, ¿no lo creen así? Por ello no hay que pensar en que será como dormir con el enemigo, no se puede vivir y permanecer en ele mercado de competencia con este sentimiento.

A diferencia de otras universidades, hablando de los egresados, existe una hermandad entre los compañeros que se encuentran ya laborando. ¿que quiere decir esto?, una recomendación que no debemos dejar de hacer ya que estaríamos atacándonos a nosotros mismos.

Claro que esta fusión, de existir, tendrá que amalgamar cambios de manera paulatina de tal suerte que los cambios sean para mejorar el nivel académico, las oportunidades en nuevos programas de estudio, grado de estudio de la plantilla académica, etc.

¿Ustedes que opinan?, Dejen sus comentarios.....

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El manejo de una entrevista de trabajo

Todos en algún momento nos hemos visto en la necesidad de conseguir un empleo, situación que en México es algo complicado por cuestiones económicas, oferta y demanda en las cuales hay diferentes variables que conllevan a conseguirlo.

Un paso determinante es preparar la entrevista. Esta charla en la que reclutador realiza las preguntas necesarias y en su caso las nunca pensadas sirve como “filtro” para determinar los posibles candidatos a un puesto dentro de las organizaciones. Hoy por hoy el concepto de desarrollo humano o factor humano se a convertido en tema clave en materia de búsqueda de ejecutivos altamente calificados o bien disponibles en el mercado.

La entrevista es la herramienta más importante en la selección de personal. Es la que mayor influencia tiene en la decisión final respecto a la aceptación de un candidato.

El reclutador evalúa aspectos primordiales como la presentación del candidato hablando de su vestimenta y aspectos relacionados al tema, experiencia laboral y académica, interroga acerca de sus intereses y conocimientos laborales que a adquirido al paso del tiempo que a prestado sus servicios dentro de las organizaciones a las que a laborado. Califica de manera primordial su grado académico, escuela y nivel económico según sea el caso.

Todo lo anterior ayuda al reclutador a determinar sus competencias con la finalidad de ver si empatan con las determinadas por el perfil de la vacante. Para ello es recomendable seguir algunos pasos importantes para obtener éxito en una entrevista de trabajo.

En la entrevista tienes que quieres venderte, por ello debes realizar un análisis previo acerca de tu experiencia personal, de tus competencias y de cómo puedes acoplarlas a la cultura y objetivos de la empresa a la que estas aplicando. Para ello es necesario que te conozcas muy bien y conocer perfectamente a la empresa en la que te estas entrevistando. Principalmente debes de saber a qué se dedica, el lugar de procedencia, su cultura, el puesto al que estás aplicando, etc. Se sugiere entrar a su página Web investigar sobre el sector económico al que pertenece.

No hagas a un lado aspectos importantes como investigar como llegar, de ser posible realiza una visita previa con esto puedes ahorrar tiempo e imprevistos para tu entrevista, para que puedas calcular el tiempo de traslado y no llegues tarde a tu entrevista. Recuerda que la puntualidad también la evalúan dentro del procesos de selección.

No olvides anotar el nombre de la persona con la que tendrás la entrevista y sus teléfonos en caso de tengas alguna duda o emergencia. El correo electrónico también es importante conseguirlo para posterior comunicación con el reclutador.

Es importante vestir formalmente de preferencia con colores obscuros: los hombres tienen que ir vestidos de traje y corbata (que haga contraste con los colores obscuros), y las mujeres de preferencia, de traje sastre. Un peinado sencillo nada fuera de lo cotidiano para las mujeres y un cabello bien recortado en los hombres.

Ahora bien, durante la entrevista:

• Se puntual y saluda de mano al reclutador demostrando seguridad sin caer en la exageración al momento de estrechar la mano.
• Escucha con atención las preguntas del reclutador y piensa antes de contestar.
• Siempre responde a las preguntas en forma precisa y sin desviarte del tema. Controla tu natural nerviosismo y no toques nada del escritorio del reclutador.
• Conoce profundamente tus competencias, fortalezas y áreas de oportunidad para que puedas incluirlas en tus respuestas.
• Formula preguntas inteligentes, que demuestren tu trabajo previo de investigación. (Ejemplo: Si le preguntas a la empresa ¿A qué se dedican? Solo demostrarás tu falta de interés en el puesto).
• Para cerrar bien la entrevista agradece la oportunidad que te han brindado para presentarte. Si sigues convencido de trabajar en la empresa, después de la información que seguramente te brindaron del puesto a desempeñar, reitera tu interés en el mismo.
  Antes de despedirte, establece el medio para dar el seguimiento a la entrevista.

Es importante dar seguimiento posterior a la entrevista. Si por alguna razón no te fue posible agradecer antes, llama antes de 72 horas para dar las gracias por el tiempo asignado a tu entrevista.

Estas son algunas recomendaciones para la búsqueda de un nuevo proyecto de trabajo, algunos pueden llegar a pensar que es una mecánica general pero para algunos aspectos se puede adapatar de acuerdo al escenario en el que se encuentren.

¿Creen que es el mejor método?

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La inteligencia emocional, ¿la tienen todos los ejecutivos de las grandes empresas?

Es interesante saber que no en todas las empresas lo ejecutivos cuentan con buen manejo de la inteligencia emocional, y más aun cuando uno de ellos en particular se jacta de serlo y de dar recomendaciones al respecto. En teoría al ingresar a una empresa se hacen exámenes psicométricos en los cuales se miden ciertas capacidad del candidato para saber si es apto o no al puesto, y además de esto, se mide el grado emocional que el individuo tiene y que se puede interpretar como área de oportunidad para una capacitación futura.

Pues bien, para entrar en materia y no generar mucho incertidumbre sobre el tema y me imagino que algunos de ustedes lectores de esta columna se pregunta a todo esto y ¿qué es la Inteligencia emocional (IE)?

Se define a la IE como el conjunto específico de aptitudes que se hallan implícitas dentro de las capacidades abarcadas por la inteligencia social. Las emociones aportan importantes implicaciones en las relaciones sociales, sin dejar de contribuir a otros aspectos de la vida. Cada individuo tiene la necesidad de establecer prioridades, de mirar positivamente hacia el futuro y reparar los sentimientos negativos antes de que nos hagan caer en la ansiedad y la depresión.

Psicológicamente la IE puede ser cuantificable, ya que es un aspecto mesurable sobre las capacidades de reacción social del individuo cuando se enfrenta a diferentes situaciones ya sea en ámbito laboral y/o personal.

Por tanto y en resumidas cuentas, podemos determinar que es el talento o capacidad del individuo en cuatro aspectos principales.

Capacidad de percibir las emociones de forma precisa (percepción)
Capacidad de aplicar las emociones para facilitar el pensamiento y el razonamiento.
Capacidad de para comprender las propias emociones y la de los demás. (esto es como llegar a un equilibrio, a una negociación entre ambos individuos, claro sin llegar a que la situación tome un nivel agresivo o de aspecto violento)
Y por último, la capacidad de controlar nuestra propia emoción.

Es importante entender que estas capacidades son aprendidas al paso del tiempo, aunque claro hay individuos que las manejan de manera innata no es regla general pero puede darse el caso. De acuerdo a investigaciones relacionadas al tema se dice que la emoción esta íntimamente relacionada con el razonamiento, esto quiere decir, que las decisiones que tomamos pueden ser o no pueden ser las más convenientes, claro tomando en cuenta que son determinadas por una aparente lógica que en el momento indicado tendrá que ser justificada por correcto balance entre estos dos factores antes mencionadas.

Las decisiones no siempre son correctas, y más aun cuando un individuo esta afectado en estos dos factores al tomar la decisión.

Un libro que es recomendado dentro del ámbito laborar respecto a este tema se titula Inteligencia Emocional de Daniel Goleman escrito en el año 1999, mismo que en futuros artículos les compartiré una pequeña reseña con los principales temas que trata el autor. Es un libro muy recomendable.

Pero bueno, vale la pena darse el tiempo para entender el teman he visto gente que en oficinas en corporativos muy importantes que han perdido la cabeza y por ese comportamiento han llegado a perder su chamba, por ellos pongan sus barbas remojar y controlen las emociones.

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Vida, Un texto de Charles Chaplin

Cómico inglés que atravesó por diferentes circunstancias muy duras en la vida que lo llevaron a triunfar y dejar huella dentro de la sociedad y el cine mudo. Vivió de manera muy intensa y en estas líneas refleja un poco de la manera en que se percibió la vida ante distintos aspectos. Tomemos el aspecto importante de este texto y aplicarlo en la vida de cada uno de nosotros.

Ya perdoné errores casi imperdonables, traté de sustituir personas insustituibles y olvidar personas inolvidables.

Ya hice cosas por impulso, ya me decepcioné con personas cuando pensé decepcionarme, también llegué a decepcionar a alguien.

Ya abracé para proteger, ya me reí cuando no podía, ya hice amigos eternos.

Ya amé y fui amado, pero también fui rechazado.

Ya fui amado y no supe amar.

Ya grité y salté de tanta felicidad, ya viví de amor e hice juramentos eternos, pero también "rompí la cara" muchas veces.

Ya lloré escuchando música y viendo fotos.

Ya llame solo para escuchar una voz, ya me enamoré por una sonrisa, ya pensé que iba a morir de tanta nostalgia y tuve miedo de perder alguien especial y terminé perdiéndolo pero ¡sobreviví!

Y todavía vivo! No paso por la vida... y tu tampoco deberías solo pasar por la vida. Vive!!!

Buenos es ir a la lucha por determinación, abrazar la vida y vivir con pasión, perder con clase y vencer con osadía, porque el mundo pertenece a quien se atreve y la vida es mucho para ser insignificante.

Día del Amor y la Amistad

Pues bien hoy festejamos el día del amor y la amistad, ¡Muchas Felicidades! Pero en realidad, ¿cual es su significado?. El día de san Valentín es una celebración tradicional para los novios y amigos, amantes y enamorados, matrimonios que expresan su amor, cariño y sentimientos de manera mutua.

Se celebra por medio de un intercambio de presentes, detalles o simplemente con detalles simples como el es escribir una carta que es lo más tradicional y quizás para muchos lo más valioso. Pero originalmente se llamaba el intercambio de "Valentines" piezas con símbolos de corazón o bien de cupidos, esta tradición data del siglo XIX.

La fiesta se introdujo en España a mediados del siglo XX, con el motivo de incentivar la compra de regalo se dice que la trajo el corte inglés.

Lo más importante es comprender que el amor se festeja todos los días, el concepto de amor es en verdad lo más poder que se encuentra alrededor nuestro, es mucho más profundo y ojala hoy no se límite a festejarlo si no que sea todos los días de la vida.

Amor es compartir....Esto lo me lo enseñó alguien muy grande para mi y ahora se lo agradezco infinitamente.



"La vida es hermosa, vivirla no es una casualidad."
Albert Einstein

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Reuniones productivas

Hoy por hoy en las empresas las reuniones Gerenciales están inmersas en horas de trabajo que estan en función determinar el éxito o mal manejo del tiempo de los ejecutivos que integran dicha reunión. Creo en muchas ocasiones no han escuchado el termino Time is Money por lo que podemos percibir respecto al tema.

Sin embargo en su mayoría no quiere decir que sea la regla general estas juntas no alcanzan el objetivo esperado, sin embargo, al termino de ellas se cree que no fue nada productiva y fue desaprovechado el tiempo de todos. Sería interesante saber el costo nominal de cada una de las juntas determinando el valor del sueldo de cada uno de los integrantes en horas y multiplicándolo por la mismas. Teniendo este análisis los altos directivos podrían destacar y decidir si son validas dichas juntas no productivas y determinar un tiempo máximo para establecer temas obligado y determinantes dentro del objetivo de la reunión.

Por ellos es recomendable seguir los siguientes puntos clave.

Planea la reunión. Nunca pierdas el objetivo de la reunión, establece un moderador y alguien que determine el responsable de la actividad mediante una minuta indicando responsable de área, fecha de entrega y alguna observación dentro de la misma actividad objetiva.

Se puntual. El tiempo es oro molido, no es renovable. Respeta a tus compañeros de trabajo.

Sigue el orden establecido en la minuta que mencionamos en el punto 1.

El que mucho abarca, poco aprieta. Diseña la reunión en un periodo corto evitando ser superfluo en los temas a tratar. Recuerda que las reunión largas son interminables e improductivas.

No limites las opiniones, siempre y cuando tengan aportación al tema a tratar.

Si se dividen, ellos vencerán. Evita que se conformen equipos no productivos y que están en contra uno del otro.

Toma nota de los compromisos, es muy importante que los temas a tratar sean determinados y distribuidos al termino de la reunión comunicando a cada uno lo establecido en la reunión. De existir algún comentario importante debido a redacción o confusión de aquel que toma la minuta es momento de hacer la aclaración pertinente.

Lo más importante, leer el documento envíado para que valga la pena el trabajo realizado.

Olimpiadas en Beijing

No cabe duda que el éxito radica en la constancia. Las olimpiadas de Beijing China en el 2008 lleva toda una preparación previa, la disciplina que caracteriza a los asiáticos cada ves es más sorprendente en los escenarios y performance que están preparando para que su evento sea histórico e inolvidable.

La dedicación de la gente y preparación física, gobierno, servicios de seguridad, transporte y tecnología de punta que veremos en el evento olímpico tan esperado será trascendente.

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