12 Pasos para Administrar Proyectos

Hoy en día la mayoría de las empresas reconocen la necesidad de Administrar sus proyectos mediante herramientas y métodos especializados para el manejo de esfuerzos temporales y quizás novedosos, esto ofrece el crecimiento y éxito de las estrategias del negocio.

Los proyectos son la clave al crecimiento en esta nueva era de competencia. El trabajo de planeación, normalmente es mucho más barato que el de ejecución, por lo que siempre es bueno tener en mente que ningún proyecto es tan urgente como para no dedicarle tiempo suficiente a su planeación.

Por tanto, existe una serie de pasos, en total doce que pueden llevar de la mano para la planeación y ejecución de manera exitosa de un proyecto en cualquier índole.

1. Nunca inicies sin tener un objetivo bien definido. Muchos proyectos se originan con bases as ideas sueltas o buenos deseos. Nunca empieces a trabajar de manera desordenada sin tener dirección establecida. Si el objetivo del proyecto no ha sido suficiente y claramente definido por aquel que inicia esta ardua tarea, normalmente alguien con mayor jerarquía lo determinará el proyecto, esto conlleva a que ni la planeación, ni la ejecución del proyecto deben comenzar aún. Es muy importante establecer por escrito cuál es la misión del proyecto (producto o servicio), establecer objetivos específicos y que restricciones se tienen para cumplir. Establece los beneficios que brindaría al término del mismo, obtén el consenso de los involucrados a través de experiencia en el área.

2. Fragmenta el proyecto. Muchos proyectos parecen no tener ni pies ni cabeza, claro, cuando se está gestando la planeación del mismo. La mejor estrategia de los expertos en administrar proyectos es, “Divide y vencerás”. Una ves definidos los objetivos, fragmenta o divide de forma gradual el proyecto en cuatro o cinco partes grandes, a esto comúnmente se le denominan fases, etapas o partidas. Con esto te permitirá subdividir en pequeños grupos de trabajo hasta llegar a niveles de de actividades o tareas específicos.

3. Invierte tiempo en la planeación. Un principio básico de la Calidad Total y que podemos aplicar a todos los proyectos es precisamente invertir tiempo en este tema, la planeación. Esto trae un ahorro considerable en la ejecución, al analizar los proyectos previamente el camino que se a de seguir y por lo tanto evitar los retrabajos que pueden impactar en costos muy altos para el proyecto, desviaciones de tiempo y costo. La planeación es definitivamente más económica que la ejecución misma, pero, al no realizar un plan bien definido y pensado de acuerdo al escenario del proyecto pudiera llevar a resultados contrarios.

4. Involucra al equipo de trabajo, tanto la planeación como el control. Muchos líderes de proyectos cometen el gran error de realizar individualmente la mayor parte del trabajo administrativo, esto no debe de ocurrir así. Al compartir y sobre todo involucrar al equipo del proyecto, el trabajo de planeación y control se enriquece de manera importante ya que son ellos los usuarios finales que trabajará día a día con aquello que se estableció en el proyecto y son dueños de los procesos claves que están inmersos al proceso. Por ellos debe existir, compromiso y entendimiento por parte de los involucrados.

5. Haz que tu equipo de trabajo sea lo más tangible posible. Contribuye a fomentar el sentido de unidad e identidad en cualquier equipo de trabajo. El líder de proyecto por consecuencia, deberá de fomentar los canales alternativos para concretar la sinergia necesaria.

6. Trata de `revenir los problemas antes de que ocurran. Este tema va de la mano con respecto a la planeación del proyecto, aunque suene difícil, no lo es tanto pero un buen análisis de los riesgos a los que se enfrenta un proyecto y su efectiva administración (Evaluación, priorización y respuesta) minimizan o en algunos casos eliminan por completo, muchos de contratiempos y problemas a los que el proyecto se pueda enfrentar. La administración de riesgos en un proyecto se ha convertido en una de las herramientas más socorridas hoy por hoy, dada la efectividad que agrega a la tarea de administrar un esfuerzo tan dinámico.

7. Antes de empezar a ejecutar, establece una Línea de Base. El trabajo de control real de proyectos está basado en el monitoreo constante, tener indicadores que nos proporcionen los avances establecidos en la planeación, es decir tener un comparativo de los establecido como ideal (estándar) con respecto a los avances reales del proyecto. En un proyecto, este estándar es únicamente el proyecto mismo, es decir la planeación que ser realizó. Por tanto, es importante poner en alto en la ejecución las premisas establecidas en la planeación del proyecto. La planeación inicial del proyecto, contra la cual se va a comparar el desempeño real del mismo y, en caso de detectar desviaciones, aplicar las medidas correctivas necesarias para regresar el proyecto a un buen cambio.

8. No perder de vista el objetivo principal, observa los detalles. En particular tres puntos clave que pudieran causar perder la dirección del proyecto.

a. Expectativas. Preocuparse por conocerlas y “empatarlas”, normalmente dentro de una organización existen muchas diferencias, y algunas son irreales.
b. Estimaciones. Pon mucha atención a los estimados de tiempo y costo que los miembros de tu equipo o proveedores te dan, siempre cuestiona y valida los estimados. No des por hecho nada.

c. Cambios. Principalmente en el alcance o las especificaciones. Esto puede ser quizás lo que lleve a un proyecto a perecer generando conflictos, demandas o frustraciones por no cumplir con el objetivo principal. Los cambios no controlados, analizados, autorizados y documentados (en estricto orden), estas preparado para un escenario desastroso.

9. Establece un proceso bien definido para monitorear y controlar tu proyecto. La tarea más difícil dentro de un proyecto es el seguimiento mismo de las tareas o fragmentaciones realizadas previamente. Revisar constantemente el avance del proyecto, la medición de este avance es subjetiva y no se tiene claro en que punto del camino nos encontramos y si efectivamente vamos a llegar al final en el tiempo y al costo planeado. Dicho lo anterior, es importante establecer un proceso de monitoreo y control muy claros, además, apegarse a el durante el desarrollo del proyecto. Es mandatario establecer los factores a medir y en que puntos aplicaremos acciones correctivas.

10. Enfoca esfuerzos. Por diversidad de actividades dentro de la administración de proyectos varios a la vez, lo que da como resultado en muchas ocasiones es un deficiente seguimiento a la medición de indicadores de manera puntual. Ante esta situación lo importante es atender por lo menos, los puntos críticos de un proyecto.

11. Tomate el tiempo necesario para cerrar tu proyecto. Invierte el tiempo necesario y suficiente para el cierre de un proyecto, es como invertir tiempo en la planeación. La principal razón para detenerse al final de un proyecto y hacer un análisis de lo ocurrido, es aprender del mismo para repetir en proyectos futuros aquello que función, que generó innovación y porque no también aprender de aquello que no funcionó en el mismo.

12. Utiliza una metodología estándar para la administración de tus proyectos. La metodología que utilices no es lo importante, pero si es importante utilizar una. La estandarización es el único camino a largo plazo que permite a una organización una mejora continua en su desempeño.

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